يمكن تعلم الكفاءة
مطلوب أي قائد لأداء المهام بشكل صحيح - الكفاءة. يمكن للأشخاص ذوي القدرات العقلية الرائعة أن يكونوا عاملين غير فعالين. تتجسد العقل والخيال والمعرفة في تركيبة مع الكفاءة فقط في النتائج.
حتى وقت قريب ، كانت المشكلة الرئيسية للمنظمة هي إنتاجية العاملين اليدويين. على مدار المائة عام الماضية ، تعلمنا قياسه وزدنا من إنتاجية العامل بشكل متكرر. يعتمد عمل المنظمات الحديثة على العمل الفكري.
- لا يمكن قياسه باستخدام معايير مشتقة للعمل البدني ؛
- غير قابل للقياس
- لا تقاس بالتكاليف المتكبدة.
- لا تعتمد مساهمة المديرين على عدد المرؤوسين ؛
- الكفاءة هي النتائج وليس مقدار العمل الإداري.
في الكتب المتعلقة بتطوير الموظفين الإداريين ، يقدمون صورة لـ "زعيم الغد" كـ "شخص لكل الأوقات" ، في مثل هؤلاء الناس ، يعاني العالم دائمًا من نقص كبير. مطلوب عبقرية عامة:
- قادرة على إجراء التحليل ؛
- صنع القرارات؛
- العمل مع الناس ؛
- فكر بشكل خلاق
- معرفة جيدة بالرياضيات ؛
- فهم خصائص شركتك وهيكل إدارتك.
تقوم الشركات بتوظيف أشخاص ، في أحسن الأحوال ، لديهم واحدة من الصفات المطلوبة. تشكيل منظمة بحيث يمكن لأي شخص قوي في منطقة معينة استخدام مهاراتهم وقدراتهم في عملهم. راهن على توسيع آفاق أنشطة الأشخاص باستخدام الأدوات المتاحة لهم. لا تعتمد على قفزة حادة في تنمية القدرات الشخصية.
السمة المميزة للقادة الفعالين هي القدرة على تحقيق نتيجة إيجابية في كل شيء. خمس عادات يحتاج القائد إلى تطويرها للعمل بفعالية:
- اعرف ما يقضي وقتك عليه. العمل على إدارة الوقت وزيادة فعاليته.
- ركز على الإنجازات التي تتجاوز التنظيم. لا تهدف في الوظيفة ، ولكن في النتيجة النهائية.
- تطوير نقاط القوة - الخاصة بك ورؤسائك وزملائك والمرؤوسين. لا تركز على نقاط الضعف ، لا تبدأ بمهام لا يمكنك حلها.
- ركز على المجالات التي ينتج فيها العمل عالي الجودة نتائج رائعة. تحديد الأولويات والبقاء على رأسهم.
- اتخذ قرارات فعالة. القرارات الصحيحة هي نظام ، سلسلة من الخطوات الصحيحة في التسلسل الصحيح. الحل الفعال مبني على اختلاف الآراء وليس على الإجماع. الحلول السريعة هي قرارات خاطئة. يجب أن يكون هناك عدد قليل من الحلول ، ولكن يجب أن تكون أساسية. هناك حاجة إلى الاستراتيجية الصحيحة ، وليس الحيل الإبداعية.
إمض وقتك
مورد الوقت لا غنى عنه! تعلم كيفية إدارة وقتك - أولاً ، بأكبر قدر ممكن من الدقة ، حدد ما يتم إنفاقه بالفعل وتقليل استخدامه غير المنتج. قم بتجميع الوقت الذي يمكنك التحكم فيه في الكتل المكبرة ، لا تصنع 20 كتلة ، اصنع 5.
تتكون عملية إدارة الوقت من ثلاث مراحل.
تسجيل الوقت
فكر في مقدار الوقت الذي تقضيه في العمل ، وحلل فعاليتك.
تتمثل الخطوة الأولى لتحسين أداء المدير في تسجيل الوقت الفعلي الذي يقضيه بدقة. سجل وقتك الذي تقضيه بانتظام.التعرف على أكثر الأنشطة غير المنتجة والتخلص منها. بعد كل فحص ، قم بإنشاء جدول عمل جديد. اطرح على نفسك أسئلة تشخيصية:
- ماذا سيحدث إذا لم يتم ذلك على الإطلاق؟ إذا كان الجواب "لا شيء" ، فتجاهل هذه الحالة.
- ما أنواع الأنشطة التي أتحمل مسؤوليتها ، والتي يمكن لشخص آخر القيام بها وأداء المهمة ليس أسوأ مني أو حتى أفضل مني؟
- ما هي أنشطتي التي تضيع الوقت دون تحقيق فوائد لعملي؟
إدارة الوقت
ضع خطة لأشياء مفيدة وضرورية. الإدارة السيئة تقضي معظم وقتك.
- التعرف على إهدار الوقت غير المنتج بسبب نقص النظام أو قصر النظر. إن أزمات العمل المتكررة عامًا بعد عام هي إشارة جيدة للعمل. إن الأزمة التي حدثت مرة ثانية لا ينبغي أن تنشأ.
- تأكد من عدم وجود الكثير من العمالة - وهذا يقلل من الكفاءة. في مثل هذه الحالات ، يقضي العمال وقتًا في "التفاعل" أكثر من العمل. إذا قضى المديرون أكثر من عُشر وقتهم في حل "مشاكل العلاقات الإنسانية" ، فإن المجموعة تكون كبيرة جدًا.
- الكثير من الاجتماعات هو مؤشر على ضعف التنظيم. يجب أن تكون المهمة شاملة ، ولا تقسمها إلى عدة مهام فرعية ، عندما يتم تقاسم المسؤولية بين العديد من الأشخاص ولا تصل المعلومات إلى أولئك الذين يحتاجون إليها حقًا. لا ينبغي أن تكون الاجتماعات القاعدة ، بل استثناء للقاعدة.
دمج الوقت
تجميع الحالات في كتل زمنية كبيرة. سيتم قضاء وقت العمل دون جدوى إذا تم تجزئته إلى كتل من 15-30 دقيقة. هناك طرق عديدة لدمج كتل الوقت. يمكنك العمل في المنزل يومًا واحدًا في الأسبوع ؛ التخطيط للاجتماعات ، والشيكات ، ومناقشة المشاكل المختلفة لمدة يومين من الأسبوع ؛ حدد جدول عمل يوميًا كل صباح قبل الذهاب إلى العمل.
يتم قضاء الوقت التقديري في فعل الأشياء التي تحقق أعلى عائد. قدر كم تحت تصرفك. تخصيص الكتل الصلبة من الوقت لأحداث معينة. راجع جدولك الزمني باستمرار وتخلص من الأنشطة الأقل إنتاجية.
لا تترك الخطة على الورق - اعمل معها باستمرار.
غالبًا ما يتعين على المديرين التعامل مع المهام غير الفعالة ، ولكنها ضرورية: التحدث مع أفضل العملاء ، والمشاركة في اجتماعات المرؤوسين ، وتوفير المعلومات ... حاول أن تعهد بهذه الأمور إلى المرؤوسين المسؤولين. لتحقيق نتائج حقيقية ، يجب على أخصائي الأمراض العقلية التركيز على إنجازات وأهداف عمل المنظمة بأكملها.
كيف يمكنني المساهمة في نجاح منظمتي؟
تذكر مسؤوليتك تجاه الشركة. الشخص الذي يركز كل اهتمامه على الجهود المستمرة ويؤكد باستمرار سلطته وقوته هو مجرد مرؤوس ، بغض النظر عن مدى مكانته في المنظمة.
المسؤوليات الشخصية للرئيس
تحتاج كل منظمة إلى النجاح في ثلاثة مجالات رئيسية:
- نتائج فورية
- تطوير القيم وتأكيدها ؛
- تدريب الموظفين للعمل في المستقبل. إذا فشلت المنظمة في أحد هذه المجالات ، فستكون أولاً في حالة ركود ، ثم تتوقف عن الوجود. يجب أن يساهم القائد في هذه المجالات.
عدم القدرة أو عدم الرغبة في التغيير وفقًا لمتطلبات منصب جديد هو سبب شائع لفشل المدير. لا يقتصر الأمر على النتائج التي تهدف أنشطته إلى تغييرها فحسب ، بل إن الأهمية العامة للمعايير الرئيسية الثلاثة للعمل الناجح تتغير.
كيفية زيادة فعالية أخصائي
من الضروري إعطاء الأخصائي الفرصة للعمل بفعالية في مكانه.يجب أن يفهم بوضوح من سيستخدم نتائج عمله وما يحتاج المستخدم إلى معرفته وفهمه من أجل القيام بعمله بشكل منتج. من الضروري الاهتمام بالتطبيق العملي لمنتجك. الشيء الرئيسي هو عدم إنتاج عالم ، "جاك لجميع الحرف".
العلاقات الشخصية الصحيحة
تنشأ العلاقات الشخصية الصحيحة عندما يركز القائد في العمل والعلاقات مع الآخرين على مساهمته في القضية المشتركة. متطلبات العلاقات الشخصية الفعالة:
- الاتصالات؛
- العمل بروح الفريق الواحد؛
- تطوير الذات؛
- تنمية الآخرين.
اجتماع فعال
القاعدة الرئيسية هي توجيه الاجتماع في البداية إلى نتيجة محددة.
يجب أن يعرف القائد الفعال بوضوح ما يريد تحقيقه من خلال اجتماع أو تقرير أو عرض تقديمي. يجب التفكير مليًا في محتوى مثل هذه الأحداث وإبلاغ المشاركين مسبقًا.
كيفية تقوية نقاط القوة
لتحقيق النتائج ، استخدم جميع نقاط القوة المحتملة للمرؤوسين والشركاء والرؤساء والخاص بك. اجعل نقاط القوة منتجة قدر الإمكان.
اختيار الموظفين بناءً على نقاط قوتهم
قواعد تعيين الموظفين:
1. الموقف الذي تغير فيه شخصان أو ثلاثة بالفعل ، بعد أن قاموا بعملهم بشكل جيد في وظائفهم السابقة ، يجب اعتباره مستحيلاً. غيره.
2. جعل كل وظيفة على نطاق واسع وهامة. يجب أن تكون مهمة العمل واسعة للغاية بحيث تتجلى جميع الصفات القوية للموظف بكامل قوتها - وهذا سيكشف عن نقاط قوته في المرشح.
3. ابدأ العمل مع الناس ، واكشف عن إمكاناتهم واستخدمها بشكل صحيح ، بدلاً من تكليفهم بمسؤوليات قياسية. لا تحاول تقييم إمكانات الموظف ، فالإمكانيات مجرد وعد. يقوم المديرون الناجحون بتطوير نماذج التقييم الخاصة بهم ، والتي تتكون من سرد إنجازات الموظفين في مناصبهم السابقة وأربعة أسئلة:
- ماذا يفعل بشكل جيد؟
- ماذا يمكن أن يفعل بشكل جيد بناءً على قدراته؟
- ما الذي يحتاجه لتعلم كيفية الاستفادة الكاملة من نقاط قوته؟
- إذا كان لدي أطفال ، فهل أرغب في العمل مع هذا الشخص في المستقبل؟ لماذا ا؟
4. لاستخدام نقاط القوة ، يجب أن تكون قادرًا على تحمل نقاط الضعف.
5. تجنب الوقوع في فخ إنشاء وظائف لشخص معين.
كيف تدير مديرك
إن التأكيد على نقاط القوة التي يتمتع بها زعيمه ، أي تهيئة الظروف التي تمكنه من التصرف بناءً على قدرته ، يجعل عمل كل من نفسه ومرؤوسيه فعالين.
إذا كانت قوة رئيسه هي قدرته في السياسة في المنصب ، حيث السياسة حاسمة ، قدمه أولاً للجانب السياسي للموقف. سيفهم ما تتم مناقشته ، وسيستخدم نقاط قوته بشكل فعال مع مراعاة الاتجاه الجديد للسياسة.
تحسين الكفاءة الخاصة بك
افعل ما يمكنك فعله بشكل أفضل ، وابحث باستمرار عما يمكنك فعله.
يلاحظ القائد الفعال دائمًا عمله الخاص ونتائجه ويحاول تتبع الاتجاهات العامة: كيفية العمل بشكل أكثر فعالية مع الجمهور أو في أي وقت من اليوم من الأفضل كتابة العروض التقديمية أو تدوين الملاحظات السريعة أو العمل بعناية من خلال كل اقتراح.
لتكون فعالة ، من الضروري توسيع الفرص والحد من المشاكل. يتم وضع معايير لأنشطة مجموعة من الأشخاص على مثال القائد - يجب أن يعتمد نشاطك على نقاط قوتك فقط.
كل شيء له وقته
السر الرئيسي للفعالية هو التركيز. بادئ ذي بدء ، من الضروري القيام بأهم الأشياء وعدم القيام بالعديد من الأشياء المهمة في نفس الوقت. هناك حاجة إلى الانضباط الذاتي الشاق وقوة الإرادة الحديدية والقدرة على الرفض.سيساعدك هذا في عدد كبير من المهام.
إن القيام بشيء واحد في فترة زمنية واحدة هو القيام بذلك بسرعة. الأشخاص القادرون على إعادة صنع الكثير من الأشياء ، مختلفة في طبيعتها ، يتعاملون معها بدورهم.
تخلص من حمولة الأمس
إن التخلص من القديم بشكل منهجي هو الطريقة الوحيدة لبدء واحدة جديدة بشكل فعال. تخلص من حالات الفشل السابقة ؛ نجاحات الأمس ، التي توقفت عن أن تكون منتجة ؛ الأنشطة التي لم تحقق النتائج المرجوة.
المشكلة مع المنظمات المعروفة ليست نقص الإبداع. غالبًا ما يكون جميع موظفيهم مشغولين للغاية في حل مهام الأمس. إن تحفيز الإبداع ناجح حتى في أكثر الهياكل المحدودة المشبعة بالبيروقراطية ، إذا قاموا بفحص البرامج والأنشطة بانتظام لأهميتها ويتوقف أي نشاط غير منتج على الفور.
الأولوية وقضايا أخرى
إن تحديد الأولويات مهمة بسيطة. من الأصعب تحديد المهام غير ذات الأولوية التي يجب تأجيلها والالتزام الصارم بحلها. الشجاعة ، وليس التحليل ، تملي القواعد المهمة حقًا لتحديد الأولويات:
- اختر المستقبل وليس الماضي ؛
- ركز على الفرص وليس المشكلة ؛
- اختر اتجاهك الخاص ، ولا تذهب مع التدفق ، بعد الفائزين ؛
- حدد الأهداف التي ستعطي نتيجة واضحة ، وليس تلك التي يتم تحقيقها بأمان وبساطة.
فرض المهام الخاصة بك ذات الأولوية الأولى ، على الرغم من قيود الوقت والظروف. هذا هو الأمل الوحيد للقائد ليصبح سيد وقته وظروفه ، وليس عبده.
عملية إتخاذ القرار
يفكر القادة الفعالون في الفئات الاستراتيجية والواسعة النطاق. لا تحدد هدفًا لحل المشكلات الحالية ، ولا تتخذ قرارات كثيرة جدًا. ركز فقط على الأهم. لا تجتهد لصنع قرار سريع.
عليك أن تعرف متى يجب أن يستند القرار على المبدأ ، ومتى - بناءً على احتياجات اللحظة والبراغماتية. لا يتم إنفاق معظم الوقت في هذه العملية على اتخاذ القرارات ، ولكن على وضعها موضع التنفيذ. يجب أن يكون تنفيذ الحل الفعال بسيطًا وقريبًا قدر الإمكان من قدرات الموظف العادي.
عملية اتخاذ القرارات الفعالة:
- اسأل نفسك: "هل هذا الوضع مميز أم أن هذا استثناء للقاعدة؟" حل مشكلة مميزة مشتركة من خلال إنشاء مبدأ. يجب التعامل مع الاستثناءات ، بالنظر إلى الوضع المحدد.
- حدد بوضوح ما يجب تحقيقه بفضل حل معين. ما هي أهدافها؟ ما هي المهام الدنيا التي أمامه؟ ما هي الشروط التي يجب أن تفي بها؟ يجب أن يكون الحل الفعال متسقًا مع الأهداف ، وإلا فهو غير فعال وغير مناسب.
- ابدأ بما هو صحيح ، وليس ما هو مقبول. في المرحلة النهائية ، لا يزال يتعين عليك المساومة. إذا كان الشخص لا يعرف كيف يستوفي شروط الحدود ، فلا يمكنه الاختيار بين التسوية الصحيحة والخطأ ، وهذا يؤدي غالبًا إلى الأخطاء.
- يستغرق تنفيذ الحل معظم الوقت. لن يكون هناك حل فعال ما لم يتم تطوير آليات لتنفيذه منذ البداية. لا يمكن اعتبار أي قرار معتمدًا حتى يُساءل شخص عن تنفيذه. يتطلب اتخاذ القرار موضع التنفيذ إجابات على العديد من الأسئلة: "من الذي يجب أن يعرف عن هذا القرار؟" ، "ما الإجراءات التي يجب اتخاذها؟" ، "من سيتعين عليهم اتخاذها؟" ، "ما الذي يجب أن يكون عليه الإجراء حتى يتم تكليف الأشخاص الموكلين إليه؟ كانت قادرة على تحقيق ذلك؟ ". يجب أن تكون الإجراءات متسقة مع قدرات الأشخاص الذين سيكلفون بتنفيذها.
- توفير نظام تغذية مرتدة للتحقق باستمرار من تنفيذ الحل والمصالحة مع خطة التنفيذ. تتطلب التغذية المرتدة الفعالة معلومات وأرقام وبيانات منظمة. يجب أن يتحقق القائد شخصيًا من كيفية تنفيذ قراراته ، وإلا لن تكون أنشطته فعالة.
حلول فعالة
أي قرار هو خيار بين الخيارات. لاتخاذ قرار فعال ، اجمع العدد الأقصى من الآراء المدعومة بالحقائق. طور عادة ، سواء في نفسك أو في زملائك ، في تحديد ما يجب الانتباه إليه ، وما تحتاج إلى دراسته وما يجب التحقق منه. هذا هو أساس أي حل فعال.
الحل الفعال ليس نتيجة الإجماع في تقييم الحقائق ، بل هو نتيجة تضارب الآراء المختلفة ، بالإضافة إلى تحليل جاد لمجموعة متنوعة من الخيارات.
ينطوي تطوير آلية تقييم مناسبة على مخاطر معينة. لإصدار حكم ، يجب على المرء أن يكون لديه خيارات. فقط مع توافر الخيارات يمكن للمرء أن يأمل في اختيار معقول.
القاعدة الأولى في صنع القرار هي عدم اتخاذ قرارات حتى تسمع آراء مخالفة لرأيك. لماذا ، عندما تقرر ، يجب أن تصر على الحجج المضادة:
- هذه هي الطريقة الوحيدة لمنع وضع يصبح فيه صانع القرار سجينًا للمنظمة. إن السبيل للهروب من أسر التحيز هو ضمان تلقي الاعتراضات الموثقة والمدروسة بعناية.
- فقط الخلافات توفر بدائل للخيار المقترح. الحل بدون بديل هو مجرد تحرك مقامر يائس ، بغض النظر عن مدى تفكيره بعناية. انظر إلى المعارضة كوسيلة للتفكير في الحلول.
كل قرار هو تدخل في نظام تم تصحيحه. القائد الجيد لن يخاطر ويتخذ قرارات غير ضرورية. يجب اتخاذ القرار إذا كان من المحتمل أن يزداد الوضع سوءًا بدونه. غالبًا ما تؤدي الفرص إلى التحسين بدلاً من التغيير الجذري.
هل أنت مستعد لاتخاذ قرار إذا: تم التفكير في المتطلبات ، ودراسة الخيارات ، والمخاطر والفوائد متوازنة ، ولكن هذا ليس كافيًا. في هذه الحالة ، يجب على القائد الناجح مقاومة الإغراء وإجراء دراسة لهذه القضية مرة أخرى.
كيف تكتب بشكل جيد
